26 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как разобраться в системе электронного документооборота

Что такое электронный документооборот: преимущества электронного  документооборота для успешного бизнеса

Быть успешным и стабильным в бизнесе с каждым годом становится сложнее, система электронного документооборота позволяет компании стать на ступеньку выше в своем развитии, а значит стать более эффективной. Для опытных предпринимателей это утверждение стало аксиомой, не требующей доказательств, для новичков — ежедневная деятельность не замедлит предоставить необходимые тому подтверждения. В такой ситуации помогут специалисты в сфере специалист в сфере электронного документооборота, электронной отчетности и автоматизации бизнеса. Обратиться за консультацией в г. Тюмене можно к одному из таких специалистов — Илье Померанцу. Подробнее по ссылке.

Система электронного документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности. Можно было бы по другому трактовать термин «документооборот», если бы была возможность найти аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту» в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:

  • DMS (Document Management Systems) – Архивы документов;
  • DocFlow – системы или системы маршрутизации документов;
  • и наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес-процессов».
Читать еще:  Можно ли класть ламинат в неотапливаемом помещении?

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, реестров и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота — Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также, оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.

Внедряя электронный документооборот (СЭД) компания сталкивается с вопросом организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром, чаще всего информация с которого поступает на бумаге. Со временем, наверное, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. В настоящее время использование электронного документа, цифровой подписи на Украине в обязательном порядке предусматривается в системах «банк-клиент» с соответствии с Инструкцией «О безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины» (известна как «Инструкция N 7). Цифровая подпись используется также в межбанковских отношениях. В соответствии с Положением о межбанковских расчетах в Украине использование криптозащиты электронных банковских документов является обязательным для банков, которые являются участниками системы электронных платежей Национального банка Украины. Использование криптографических средств, в т.ч. и цифровой подписи вне банковской сферы до конца еще юридически не оформлено и правовые коллизии вызывают беспокойство. Но в данном варианте скорее необходимо идти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

Читать еще:  Тяговые аккумуляторы

К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

СЭД достаточно сложный механизм и скорее не имеет смысла говорить просто об отдельном программном продукте, как о автоматизированной системе документооборота организации. Система электронного документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Автоматизация документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, для небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации, СЭД будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего.

Система электронного документооборота помогает в решении таких задач:

  • повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
  • сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
  • создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);
  • электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);
  • обеспечение надежности учета и хранения документов;
  • организация эффективной защиты информации.

Крайне желательно, чтобы система обеспечивала:

  • эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  • мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т. д.);
  • контроль выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации.
  • проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
  • долговременное хранение документов организации;
  • разграничение прав доступа сотрудников к информации.
  • поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами.
  • конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
  • гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector